2025年9月18日大约 4 分钟
在《智慧校园安防系统》项目中，涉及大量硬件设备采购（如摄像头、人脸识别终端、门禁控制器、网络交换机、施工辅材等）及部分外包服务（如设备安装、弱电施工、人脸算法定制等）。作为项目经理，我全程主导了项目采购管理三大过程域：规划采购管理、实施采购、控制采购，确保外部资源采购质量与交付进度满足整体项目目标。
（一）规划采购管理
在项目启动初期，我牵头编制《采购管理计划》，明确哪些内容需要外部采购、如何采购、评审流程、供应商管理策略等关键事项。
采购需求识别：
- 通过WBS分解与需求分析，确认需采购的关键资源包括：安防摄像头300台、人脸识别设备60套、门禁控制系统40套、专用机柜及配套网络设备约100余件；
- 外包内容包括设备安装、线缆布设、视频管理系统对接模块定制等。
采购方式与策略：
- 对于标准化设备（如摄像头、人脸终端）采用询价比选方式；
- 对于定制型开发服务采用定点合作+绩效激励模式；
- 所有采购合同采用固定总价合同（FFP），控制成本风险。
编制招标文件与评分机制：
- 按照高校政府采购要求，统一设计技术参数、服务标准、验收规范；
- 采用综合评分法：技术40%、价格40%、服务保障20%。
最终形成《项目采购范围表》《供应商预审清单》《采购时间节点表》等关键输出，为后续采购实施提供清晰路径。
（二）实施采购
在实施阶段，我组织采购评审小组开展供应商遴选、合同签署、合同启动等工作，确保采购执行合规高效：
发布采购文件与组织答疑：
- 通过校方指定平台发布采购公告，吸引7家设备厂商报名；
- 统一组织线上答疑会，确保各投标方对项目要求理解一致。
供应商评审与定标：
- 依据评分机制，现场开标、技术答辩，最终选定某安防龙头企业为主要设备提供商；
- 安装与施工服务则由本地弱电施工团队中标，具备高校项目经验。
合同签署与启动会：
- 所有合同内容经法务审核后签署，重点条款包括交付时间、质保期、违约责任、售后机制等；
- 组织“采购启动会”，统一双方交付周期、接口人、协调机制，避免信息孤岛。
该阶段输出成果包括《采购合同》《中标通知书》《合同台账》《供应商沟通手册》等。
（三）控制采购
控制采购阶段，我主要通过定期审核、过程监督与绩效评估，确保供应商履约质量与交付进度，具体措施如下：
交付监控机制建立：
- 所有物资交付前需提交“产品合格证明+测试报告+第三方认证”；
- 设置“到货登记表”与“安装验收清单”，每批到货后由我组织质检及点收；
- 对关键设备（如人脸识别模块）组织专项测试，确保识别率≥98%。
供应商绩效管理：
- 每月对设备供货及时率、故障率、安装合格率进行打分并反馈；
- 某批次门禁主板接口不匹配，启动“纠偏机制”，由厂家48小时内返修更换；
- 对安装服务单位要求“安装日志+隐蔽验收记录+整改闭环”三类文档同步提交。
问题与争议处理：
- 发生一次工期延误争议，依据合同条款进行责任划分，经协商调解后，施工单位承担部分补装费用；
- 重要会议和处罚结果形成《供应商会议纪要》《问题处理记录》，并归档备查。
控制采购的成功实施，使所有外采物资在进度、成本、质量三方面均实现了预期控制目标。
（四）结束采购
项目收尾阶段，我组织开展合同履约评估、尾款结算、资料归档等工作：
合同履行审查：
- 对照《采购合同条款》和《交付物清单》，逐项核验供应商是否完全履约；
- 人脸识别设备实际验收合格率100%、摄像头部署与清单一致率100%。
最终验收与结算：
- 所有设备完成最终验收，校方签署《项目验收报告》；
- 根据合同约定支付尾款，扣除质保留存金5%，并签署《合同结算确认函》。
供应商评价与归档：
- 形成《供应商履约评估报告》，用于公司采购资源库更新；
- 所有合同、发票、技术资料统一归档，满足审计和复查要求。
至此，整个采购工作闭环完成，为项目整体交付奠定坚实基础。